Herramientas Web para tu empresa (2-6) - IT Novak - Diseño y Hospedaje Web

Herramientas Web para tu empresa (2-6)

Herramientas Web para tu empresa (Parte 2-6)

En la primera parte de las Herramientas Web para tu empresa hablamos del Hospedaje Web y cómo actua para ayuda de tu empresa. Para esta segunda parte tenemos los Correos Electrónicos Corporativos, una herramienta con mucho más tiempo que cualquier chat o mensajero instantáneo y que, si tienes más de 30 años, nos comprenderás perfecto :p.

2. Correos Electrónicos Corporativos

Esta herramienta web no es nada nueva para ti, ya que hoy en día es necesaria hasta para abrir una cuenta en cualquier red social. Pero el detalle que revisaremos acá va enfocado directamente a tu empresa y cómo puedes sacar el máximo provecho de la misma.

Existen 2 tipos de cuentas de correo electrónico, las cuentas gratuitas y las cuentas personalizadas, o como a nosotros nos gusta llamarles, cuentas de correos electrónicos corporativas. Las cuentas gratuitas no son otras más que las que todos conocemos: Gmail, Yahoo Mail, Outlook, entre otras. Las creamos en los sitios web o apps escribiendo un nombre seguido del dominio del servicio al cual estemos solicitándolo. Esto es por ejemplo usuario@gmail.com o usuario@yahoo.com.mx.

Correos Electrónicos Corporativos - Herramientas Web

Las cuentas personalizadas regularmente tienen un costo extra y en algunas ocasiones, servicios de hospedaje web incluyen 5, 10, 15 y hasta cuentas ilimitadas. Estas cuentas funcionan de una forma similar, solo que aquí se personalizan con la extensión de un nombre de dominio que tú elijas. Por ejemplo usuario@tu-empresa.com.

¿Pero, por qué elegir una cuenta personalizada?

Hay múltiples razones, pero creemos que una de las más importantes es que proyecta la imagen corporativa, al tener el nombre de tu empresa como extensión (dominio) se generará ante tu cliente o prospecto mayor confianza y empatía. Pero también tenemos estas razones no menos importantes:

  • División de áreas empresariales: Gracias a la personalización de los correos, podemos generar diferentes cuentas para cada área, además de correos personales para incluir en tarjetas de presentación y en otras aplicaciones gráficas. Por ejemplo: ventas@tu-empresa.com, info@tu-empresa.com, facturacion@tu-empresa.com, nombre.apellido@tu-empresa.com.
  • Configuración y sincronización: Al obtener una cuenta de correo electrónico corporativa, tu proveedor del servicio tiene que darte los accesos a la misma, es decir, el nombre de usuario (que es tu correo en sí) y la contraseña, así como algunos otros datos para poder configurar tu cuenta en cualquier cliente de correo o dispositivo:
    • Usuario (tu correo)
    • Contraseña
    • Servidor de correo saliente (puerto de salida, puede ser SMTP)
    • Servidor de entrada (puerto de entrada)
  • Cabe mencionar que existen 2 maneras de configurar nuestra Correos Electrónicos Corporativos - Herramientas Webcuenta, una es POP3 y la otra IMAP
    • POP3: En esta configuración nuestros correos no se sincronizan en nuestros dispositivos donde tengamos nuestra cuenta de correo, pasa que al llegar un correo a la bandeja, este se descarga en el dispositivo o computadora donde se lea dicho correo, por tanto al querer revisarlo en otro dispositivo no lo podremos ver, inclusive se borra directamente del servidor. Algunas aplicaciones como Outlook permiten mantener una copia en el servidor por algunos días, al terminar el plazo se borran.
    • IMAP: Esta configuración es la que recomendamos ya que sucede locontrario a la configuración de POP3. Aquí podemos configurar nuestra cuenta en diferentes dispositivos y lo que sucede es que el cliente de correo o app se dirige directamente al servidor y revisa la información ahí mismo, haciendo posible la sincronización en todos los dispositivos. Si lees un correo en tu smartphone aparecerá como leído en tu laptop o en tu tablet si tu correo está configurado de la misma forma en todos los dispositivos. Si quieres saber más de estas configuraciones revisa por aquí
  • Excelente imagen corporativa: Enviar y recibir emails sigue siendo una de las actividades más importantes del uso del Internet, solamente por debajo de acceder a redes sociales, que es el principal uso entre los internautas (ver estudio de la AMIPCI). Si bien sabemos que existen las cuentas gratuitas, para poder mantener una imagen corporativa profesional es importante contar con un correo corporativo con la extensión de nuestro dominio, así podrás generar mayor confianza y proyectar ese profesionalismo que los clientes buscan en un servicio.
  • Webmail: Como cereza en el pastel tenemos esta herramienta web muy útil para visualizar los correos electrónicos que llegan a nuestra cuenta corporativa. La ventaja de Webmail es que puedes acceder desde cualquier computadora, tablet o smartphone con Internet a tu cuenta (directamente al servidor). Esta herramienta solo algunos proveedores te la ofrecen y lo que necesitarás es la url para acceder, además de tu usuario (correo corporativo) y contraseña. Así entrarás a la plataforma y podrás revisar tus correos, guardar contactos, agendar reuniones, entre otras actividades. Más que un lector de correo, Webmail es un gestor amplio y útil para la organización de tu empresa. Si quieres saber más, puedes revisar aquí.

En las próximas entradas seguiremos explicando más acerca de las herramientas web que creemos que toda empresa tendría que estar utilizando para su propio desarrollo, por lo pronto esperamos que esta información te haya sido útil. Si quieres más información escríbenos en el cajón de comentarios.

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